La gestione degli Uffici Commerciali

Start è un’applicazione per la gestione degli Uffici Commerciali, un software di CRM (Customer Relationship Management) con una natura molto speciale. Un CRM costituisce normalmente un grosso investimento economico ed uno sforzo organizzativo per adattare le proprie abitudini al modello implementato dal software (ad es. SAP) che usualmente è piuttosto rigido e un po’ alieno rispetto alle abitudini acquisite.

Start - la Gestione degli Uffici commerciali

La filosofia che seguiamo prevede invece l’approccio contrario, cioè la realizzazione di un software che sia su misura delle abitudini aziendali esistenti.

In questo contesto è nato Start, un’applicazione studiata per l’Ufficio Commerciale di un’Azienda manifatturiera del settore metalmeccanico e successivamente evolutasi e miglioratasi a seguito dell’adozione da parte di altre Aziende dello stesso settore, in un’esperienza quasi trentennale che ha visto coinvolte Aziende di dimensioni diverse, con più Sedi estere e necessità di database distribuiti e replicati e accessibili anche via Internet.

Start prende in considerazione tutti gli aspetti presenti nella gestione di un Ufficio Commerciale, inteso come punto nevralgico e centro della gestione dei clienti attorno al quale ruotano i vari reparti coinvolti (marcatura, imballaggio, spedizioni, controllo qualità e gestione delle contestazioni) e quindi non solo come assistenza generica di Back-Office verso i clienti, ed implementa una visione tipica dell’Ufficio Commerciale piuttosto che una più usuale interpretazione contabile. 

Usando come base i dati anagrafici dei clienti potenziali o acquisiti (importabili da piattaforme diverse come l’AS/400), viene sviluppato ogni aspetto della gestione del cliente, fino alla geolocalizzazione ed al geoclustering.

Reportistica

È presente una nutrita serie di report e le stampe possono essere personalizzate dall’utente.

Funzioni evolute ed all’avanguardia

E’ disponibile anche un’interfaccia Web che consente di accedere ai dati tramite PC, smartphone o tablet sia Android che iOS.

Start integra già (10/09/2017) il servizio offerto da DeepL: è ora in  grado di tradurre automaticamente nelle lingue supportate da DeepL, ad esempio una frase in una lingua diversa dall’Italiano. La funzione richiede l’accessibilità Internet, ovviamente.

Il geoclustering in Start permette di analizzare la propria penetrazione di mercato nelle aree geografiche di interesse e di evidenziare opportunità di sviluppo in modo intuitivo:

Multilingua

L’interfaccia di Start è tradotta in Italiano, Inglese, Tedesco, Francese, Spagnolo e l’utente può cambiare lingua in ogni istante.

In sintesi:

GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA

E’ gestita tutta la corrispondenza in uscita, con invio autonomo di email, con relativo log storico.

LISTINI PREZZI NETTI E SCONTI

Sono gestiti i prezzi netti e gli sconti riservati ai clienti, con stampa dei relativi listini, pronti da inviare via email in formato PDF.

QUOTAZIONI ARTICOLI STANDARD E SPECIALI

Le offerte di articoli standard e speciali inviate ai clienti fanno parte di un archivio che consente di ritrovarle facilmente in seguito, evitando errori nell’invio di quotazioni simili in momenti diversi.

GESTIONE MARCHI CLIENTI

È prevista una scheda dedicata ai vari tipi di marchi richiesti dai clienti, con la possibilità di inserire il relativo logo in formato grafico ed ogni istruzione connessa.

GESTIONE DI IMBALLAGGI E SPEDIZIONI

Altre due schede sono dedicate a questi importanti aspetti della logistica, il che consente di gestire ogni specifica richiesta dei clienti.

SITUAZIONE CONTABILE

Monitoraggio della situazione contabile del cliente con evidenza di circolante e scaduto e possibilità di invio di solleciti di pagamento standardizzati via email, tramite integrazione con il gestionale aziendale.

INVIO CIRCOLARI VIA EMAIL

La gestione dei testi consente la creazione di documenti personalizzati con i dati dei clienti, per un semplice invio tramite email a clienti selezionati tramite filtri.

GESTIONE CONTESTAZIONI

I reclami dei clienti sono una parte delicata nella gestione di un Ufficio Commerciale: Start li tratta in maniera approfondita completando i dati con i costi sostenuti per la soluzione dei singoli casi.

GESTIONE AGENDA

La presenza di un’agenda consente di registrare gli impegni e le scadenze dei componenti dell’Ufficio (Area Manager, Dirigenti, ecc.) con distinzione di impegni aziendali e privati.

CREAZIONE ASSISTITA DOCUMENTI

La struttura di creazione di una nuova offerta è studiata per consentire l’utilizzo sia degli eventuali prezzi netti concessi sia delle precedenti offerte simili.

MULTILINGUA

Grazie alla presenza dell’indicazione della lingua nell’anagrafica del cliente è possibile realizzare le offerte automaticamente nella lingua corrispondente, e l’intera interfaccia dell’applicazione è multilingua (Italiano, Inglese, Francese, Tedesco, Spagnolo).

MOLTO FACILE DA USARE

Uno degli obiettivi è ottenere un sistema che renda intuitivo l’apprendimento, in base alla filosofia KIS (“keep it simple“). La gestione dell’Ufficio Commerciale può essere semplice e lineare.

Spazio all’evoluzione

Questo modello e le nostre competenze consentono la rapida implementazione di bisogni emergenti con la possibilità di realizzare funzioni evolute in settori poco comuni, come ottimizzazione di processi produttivi, soluzioni grafiche ad hoc.

La produzione potrà verificare l’efficienza dei suoi processi, ridurre gli sprechi, gestire i ritardi, migliorare le capacità di previsione e pianificazione, potrà rendere efficiente la comunicazione tra i reparti ed avere una visione esatta delle disponibilità dei materiali ai vari livelli del processo produttivo.